A ficha de EPI registra a entrega de equipamentos de proteção individual a cada trabalhador. A NR-6 permite livro, ficha ou sistema eletrônico, inclusive com biometria, desde que a empresa consiga comprovar o fornecimento. Um bom registro mostra qual equipamento foi entregue, para quem, quando e em quais condições, sem confundir assinatura com proteção efetiva.
Se você procura um modelo de ficha de EPI, use a estrutura desta página como ponto de partida. Ela contempla entrega, troca e evidências de uso; os campos adicionais sugeridos servem para melhorar a rastreabilidade e não devem ser apresentados como uma lista literal de campos obrigatórios da NR-6.
O que é a ficha de EPI?
É o registro individual do fornecimento de Equipamento de Proteção Individual. Sua finalidade é documentar a entrega gratuita do EPI adequado ao risco e permitir acompanhar reposições. O conceito de EPI, a seleção por atividade e as obrigações gerais estão explicados no artigo pilar sobre equipamento de proteção individual; aqui o foco é o controle da entrega.
Uma ficha pode ser física ou digital. O formato importa menos do que sua capacidade de demonstrar, de modo confiável, a entrega ao trabalhador certo e a disponibilidade do histórico quando necessário. Se o equipamento mudou ou foi substituído, registre a nova movimentação: rasurar a entrega anterior compromete a rastreabilidade.
A ficha de EPI é obrigatória pela NR-6?
O que a NR-6, item 6.5.1, alínea d, exige é o registro do fornecimento de EPI ao empregado. A norma admite livros, fichas e sistema eletrônico, inclusive biometria; portanto, não obriga uma ficha de papel com layout padronizado. Se a empresa optar por sistema eletrônico, ele deve permitir extrair relatórios.
A ficha isolada também não cumpre as demais obrigações da NR-6. A empresa precisa selecionar o EPI para o risco, fornecê-lo gratuitamente em bom estado, orientar e treinar quando aplicável, exigir uso, cuidar da manutenção e substituí-lo quando danificado ou extraviado. O registro documenta uma etapa dessa rotina.
Leia mais:
- Gestão de SST: integrar risco, EPI e documentos
- Segurança do trabalho: prevenção na rotina
- Programas de SST e controle de EPIs
Quais dados colocar na ficha de entrega de EPI?
A NR-6 determina o registro de fornecimento, sem fixar um formulário único. Para que o lançamento seja verificável, recomenda-se identificar trabalhador e empresa, data, equipamento, quantidade, CA do modelo quando aplicável, motivo da entrega ou troca e confirmação atribuível ao empregado. Incluir função, setor, marca e responsável pela entrega ajuda a comparar o item com a atividade e localizar o lote ou o estoque.
O número do Certificado de Aprovação (CA) ajuda a identificar o EPI selecionado, mas não substitui a checagem de que o produto oferece proteção para o risco em questão. A NR-6 exige que o EPI posto à venda ou utilizado tenha indicação de CA. Controle também condições de uso, vida útil indicada pelo fabricante e reposição; uma data isolada de CA na ficha não demonstra que o item estava adequado quando foi entregue.
| Campo recomendado | Como preencher | Por que guardar |
|---|---|---|
| Empregado e vínculo | Nome, matrícula e unidade ou estabelecimento | Evita confusão entre pessoas com nomes semelhantes |
| Função e atividade | Cargo e setor no momento da entrega | Permite conferir se o EPI corresponde ao risco |
| EPI fornecido | Tipo, modelo, fabricante, tamanho quando relevante e quantidade | Distingue produtos com proteções diferentes |
| Identificação do produto | Número do CA e, se útil, lote ou código de estoque | Facilita consulta e rastreio |
| Movimentação | Data, primeira entrega ou reposição, motivo e item devolvido quando aplicável | Reconstrói o histórico de substituições |
| Confirmação | Assinatura, biometria ou outro meio confiável associado ao trabalhador | Vincula o lançamento à entrega efetiva |
Como preencher a ficha de EPI sem perder rastreabilidade?
Abra um registro por trabalhador e lance cada entrega separadamente. Confira o EPI antes de registrar: tipo correto para o risco, tamanho e ajuste, estado de conservação e indicação de CA. Na entrega, explique uso, limitações, guarda e como solicitar substituição. Registre a confirmação no momento do fornecimento, não semanas depois.
Em uma reposição, informe o motivo: desgaste, dano, extravio, troca de função ou fim da vida útil do produto. Se o item antigo for devolvido, registre a devolução ou o descarte segundo o procedimento da empresa. Em vez de adotar uma data de troca idêntica para todos os EPIs, considere instruções do fabricante, intensidade de uso e condições reais do equipamento.
Modelo simples de ficha de EPI para copiar
Os campos abaixo podem ser transpostos para papel, planilha ou sistema. Ajuste a identificação e as regras de confirmação à realidade da organização. Uma linha representa uma entrega; cada reposição ganha nova linha.
| Empregado / matrícula | Função / setor | Data | EPI / modelo / tamanho | CA | Quantidade | Motivo | Confirmação |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Maria S. / 1042 | Operadora / produção | 14/10/2026 | Óculos de segurança / modelo X / padrão | Conferir CA do produto | 1 | Primeira entrega | Registro assinado ou eletrônico |
| Maria S. / 1042 | Operadora / produção | Data da reposição | Mesmo modelo ou substituto aprovado | CA correspondente | 1 | Dano ou desgaste | Nova confirmação |
Os exemplos de modelo e CA são ilustrativos; substitua pelos dados do produto realmente fornecido. A ficha deve estar ligada à seleção técnica: se o PGR muda e outro tipo de proteção passa a ser necessário, não basta continuar entregando o equipamento antigo.
Leia mais:
- Como organizar o inventário de riscos no PGR
- Normas Regulamentadoras aplicáveis à SST
- SST: documentos e controles da rotina
Ficha de EPI digital vale sem assinatura no papel?
Sim, a NR-6 admite registro eletrônico e até biometria. Ela não impõe assinatura manuscrita como único meio de prova. A empresa deve escolher um processo que associe o lançamento à entrega real, evite alterações sem histórico e permita extrair relatórios. Informações como usuário, data, horário, equipamento e confirmação fortalecem a trilha de auditoria.
Um campo “entregue” que qualquer pessoa possa marcar sem identificação é frágil. Também é insuficiente digitalizar fichas em branco e preenchê-las depois. A solução eletrônica deve refletir a operação: retirada no almoxarifado, confirmação do empregado, reposição e consulta ao histórico. Dados biométricos exigem proteção e uso compatível com a legislação de dados pessoais.
Como registrar EPI descartável e creme de proteção?
A NR-6 prevê uma situação específica: quando for inviável registrar o fornecimento de EPI descartável e creme de proteção, a organização deve garantir disponibilização em embalagem original, quantidade suficiente nos locais de trabalho e fornecimento ou reposição imediatos. Se a embalagem original não for mantida, devem ficar disponíveis as informações de identificação do produto, fabricante ou importador, lote, validade e CA.
Essa exceção não autoriza deixar o equipamento indisponível nem dispensar seleção, orientação e controle de estoque. Registre o procedimento adotado, pontos de distribuição e reposições para demonstrar que o trabalhador teve acesso efetivo ao item. Se o registro individual é viável na rotina, ele continua sendo o caminho mais claro.
Quais erros enfraquecem a ficha de EPI?
- Descrição genérica: escrever apenas “luva” sem tipo, modelo ou proteção impede confirmar adequação.
- Entrega retroativa: lançar várias datas de uma vez reduz a confiabilidade da evidência.
- Ausência de reposição: uma entrega antiga não prova que o EPI permanece em bom estado.
- Confundir CA com seleção: CA não significa que qualquer produto serve para qualquer risco.
- Registro sem orientação: comprovar entrega não demonstra que o empregado conhece ajuste, limites e conservação.
- Arquivo inacessível: não conseguir extrair relatório do sistema eletrônico contraria a exigência específica da NR-6.
Dúvidas frequentes sobre a ficha de EPI
Existe um modelo oficial único da NR-6?
Não. A norma exige registro do fornecimento e aceita livros, fichas ou sistema eletrônico. O formato deve permitir identificar e comprovar as entregas.
Preciso emitir uma ficha nova a cada troca?
Não necessariamente uma ficha nova; é indispensável um novo lançamento da entrega ou reposição, preservando o histórico anterior.
A assinatura do empregado basta para comprovar proteção?
Não. A confirmação evidencia o recebimento, mas proteção efetiva depende de seleção adequada, treinamento, uso, conservação e reposição.
O controle mais útil combina a ficha com os riscos da função e com o estoque disponível. Para manter entregas, reposições e documentos de SST no mesmo fluxo, veja o software de SST do Sistema Metra.
